Un inventario semanal que su equipo sí termine

Un inventario mensual basta para el contable. Uno semanal es el que permite al chef detectar un problema mientras todavía importa. Lo difícil es hacerlo cada semana. Esta lista lo mantiene corto.

Antes del conteo

• Elija una hora fija. El mismo día y a la misma hora cada semana, antes de la primera entrega y antes de empezar la producción. El lunes a las 8:00 funciona en la mayoría de las cocinas.
• Cuente en el orden de las estanterías. Prepare las hojas por zona de almacenamiento y en el orden en que están los productos: cámara, congelador, almacén seco, barra. Nadie debería ir y volver.
• Acuerde las unidades. Decida una vez si el aceite de oliva se cuenta en botellas o en litros y manténgalo. La mayoría de los errores de conteo son errores de unidad.
• Retenga las entregas. Lo que llegue durante el conteo va a un carro aparte hasta terminar.

Durante el conteo

• Dos personas por zona. Una cuenta y canta, la otra anota. Es más rápido que una sola persona haciendo las dos cosas y mucho más preciso.
• Pese los envases abiertos. Medio saco de harina, una rueda de queso empezada. Calcular a ojo suma errores rápidamente.
• No cuente lo que ya salió. La mise en place que está en la línea ya no forma parte del inventario.
• Anote lo que parezca raro. Producto caducado, envase dañado, un artículo en la zona equivocada. Corríjalo después del conteo, no durante.

Después del conteo

• Revise las diferencias el mismo día. Compare cada artículo con lo que esperaba tener. Cualquier diferencia de más del 5 % merece una segunda mirada.
• Vuelva a contar los más caros. Revise los diez artículos de mayor valor antes de cerrar. Son los que más pesan.
• Ciérrelo. Bloquee el conteo para que nadie lo edite después y deje el informe de diferencias donde el propietario lo vea.

Un objetivo realista

Con un recorrido fijo y dos personas por zona, un restaurante mediano puede contar cámara, congelador y almacén seco en 40 a 60 minutos. El primer conteo lleva más tiempo. En el cuarto, el equipo ya conoce el recorrido.

Alacena prepara las hojas de conteo en el orden de las estanterías, permite que varias personas cuenten a la vez con el teléfono y muestra las diferencias antes de cerrar, para que la revisión se haga mientras todos siguen ahí.